اتوماسیون اداری چیست؟



مقدمه

زمانی که شما کسب و کار جدیدی را راه می اندازید، از شما انتظار میرود که تمامی وظایف سازمانی و اداری مورد نیاز و ضروری خود را با میزکار کوچک خود انجام دهید.

از آنجایی که مهارت و حرفه ها توسعه پیدا کرده اند، مقیاس وظایف به همان اندازه ای که تعداد آنها برای پیشبرد کسب وکار نیاز است به سرعت برای ما افزایش پیدا میکند.

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات را در برگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های paperless، اتوماسیون اداری، سیستم مکاتبات اداری و یا سیستم دبیرخانه سازمانی نامیده می شود. می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مجموعه و بالعکس و گردش کارهای درون سازمانی مربوط می شود.

اتوماسیون اداری یک سیستم اداری است که کمک به رفع مشکل کاغذ بازی های سازمانی و اداری دارد و از جمله قابلیت های اصلی آن شامل ایجاد نامه، گردش نامه، امضاء نامه، پاراف، دستور و یا هامش ها، ثبت و شماره دهی نامه های وارده و صادره و… را به صورت الکترونیک ارائه می دهد.

چرا از اتوماسیون اداری استفاده می کنیم؟

مدیران شرکت ها همواره به دنبال بهینه سازی فرآیندهای سازمانی مجموعه تحت کنترل خود هستند. یکی از اصلی ترین اموری که به شدت بر اتلاف وقت و هزینه‌های سازمان اثر دارد مکاتبات و نامه نگاری‌های اداری است، از آنجا که در عصر جديد با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روش‌هاي سنتي نمي‌توانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان، به سمت سيستم‌هاي اتوماسیون اداری روي آورده‌اند. سیستم های گردش مکاتبات یا همان اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند از جمله:

  • کاهش حجم کار دبیرخانه در جهت تولید و ایجاد نامه به صورت توزیع شده بین سایر همکاران
  • عدم ایجاد و یا ثبت مجدد اسناد به دلیل گم شدن نسخه اصلی آن
  • پاسخگویی به موقع همکاران به نامه ها و گزارشات درخواستی
  • استفاده درست از نیروها در مکانهایی که واقعا نیاز به حضور آنها باشد
  • پیشگیری از تخلفات احتمالی پرسنل
  • نظارت بر جزئیات فعالیت کارکنان
  • کاهش تجهیزات سخت افزاری نظیر چاپگر و نمابر
  • کاهش مصرف کاغذ در سازمان
  • و…

تحقیقات گروه (WFMC) انجمن مدیریت جریان کار نشان میدهد سازمانها و شرکتهای سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از 30% زمان فرآیندها، ارزش افزوده دریافت میکنند و از 70% زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه، چیزی عایدشان نمی شود.
اتوماسیون سرویسی پیوند با هدف انجام خودکار و یکپارچگی فعالیت‌ها، سهولت در مکاتبات اداری و همینطور بهینه سازی پاسخگویی پیاده‌سازی شده است.

(WINDOWS) %
(Outlook) %
(Exchange Server) %
(WEB BASE) %
(CLOUD) %

تفاوت های اتوماسیون های اداری

قابلیت های فراوان سیستم های گردش مکاتبات باعث شده است تا در زمان های متفاوت سیستم های بسیاری در کشور تولید گردد که این سیستم ها را به 4 نسل می توان دسته بندی نمود.

قطعأ همانطور که مشخص است هرسیستمی دارای تفاوت ها، تشابهات و معایب، در هر 4نسل متفاوت می باشد و هر کدام در زمان خود مورد استفاده قرار می گرفته است.

نسل اول (مکاتبات اداری بر پایه سیستم عامل های WINDOWS)

بسیاری از سیستم ها تنها مبتنی بر بسترها و یا سیستم عامل های خاص نظیر ویندوز هستند که ضعف بسیار بزرگی بویژه برای شرکت ها و سازمان ها محسوب می گردد.

محدود بودن به سیستم عامل ویندوز در دراز مدت می تواند مخاطرات فراوانی را برای سازمان ها، بویژه سازمان های با موقعیت جغرافیایی پراکنده در پی داشته باشد.

برخی از مشکلات و معایب:

    • نیاز به نصب پایگاه داده و نرم افزار بر روی سرور توسط کارشناس فنی
    • نیاز به نصب متعدد نرم افزارها بر روی سیستم کاربر نهایی و گاها نصب آن توسط کارشناس فنی
    • عدم تطابق و گاها عدم اجرا بر روی سیستم عامل های جدید
    • عدم تطابق با ورژن های جدید نرم افزارهایی که سیستم اتوماسیون از آن استقاده می کرده است
    • عدم امکان اجرا بر روی تمامی سیستم عامل ها (MAC)
    • امکان حذف نرم افزار از طریق آنتی ویروس
    • عدم دسترسی درخارج از محیط شرکت
    • عدم امکان ارتباط اشخاص خارج از مجموعه کاری به سیستم
    • عدم امکان ارتباط سیستم با دیگر نرم افزارها

نسل دوم (استفاده از سیستم اوت لوک (Outlook) جهت مکاتبات اداری)

اوت لوک (Outlook) نرم افزار ارسال و دریافت ایمیل که مربوط به ثبت قرارها و کارهای روزمره می باشد.

برخی از مشکلات و معایب :

  • یکی از مشکلات اساسی این سیستم طراحی و پیاده سازی آن توسط شرکت های خارجی می باشد .
    • عدم بومی سازی سیستم بر اساس نیازهای داخلی کشور
    • با توجه به زبان سیستم تزار بندی آن مناسب استفاده جهت فارسی زبانان نمی باشد.
    • امکان فیلتر کردن سامانه از سوی تولید کننده وجود دارد.
  • جهت استفاده از سیستم می بایست حتما مقدماتی همچون (ایجاد ایمیل کاربری) برای هر نفر صورت گرفته باشد.
  • فرآیند ارتباط ایمیل های کاربری با محیط نرم افزار برای کاربران عادی بسیار سخت و پیچیده می باشد.
  • احتیاج به نصب سامانه بر روی سیستم عامل و تنظیمات مربوطه
  • ویروسی شدن سامانه و در نهایت کامپیوتر (برنامه‌هاي سرويس گيرنده پست الکترونيکي متعلق به شرکت مایکروسافت، هدفي جذاب براي اغلب نويسندگان کدهاي مخرب مي‌باشند. شايد يکي از دلايل آن، گستردگي و مدل برنامه نويسي خاص بکارگرفته شده در آنان باشد. تاکنون کدهاي مخرب فراواني، محصولات مایکروسافت را هدف قرار داده اند)
  • عدم حفظ تمامیت نامه ها (نامه ها در هر ارسال و یا دریافت قابل ویرایش هستند.
  • عدم امکان ارتباط مکاتبات با سایر سیستم های دیگر
  • عدم نمایش اقدامات صورت گرفته بر روی مکاتبات
  • عدم نمایش ارجاعات تو درتو توسط کاربران
  • عدم گزارش رسوب مکاتبات اداری

نسل سوم (استفاده از سیستم اکسچنج سرور (Exchange Server) جهت مکاتبات اداری)

پس از اسنفاده کاربران از نرم افزار اوت لوک آنها سامانه ای بهتر می خواستند تا مشکلات اوت لوک را نداشته باشد. کاربران از طریق اکسچنج سرور مایکروسافت توانستند مشکلات سروری خود را تا حد زیادی برطرف کنند و همزمان بتوانند از نرم افزارهای شیرپوینت (sharepoint) برای ایجاد فرآیند های سازمانی تحت وب بهره ببرند.

با توجه به بهبود امنیت در دریافت هرزنامه ها و ویروس ها اکسچنج سرور و شیرپوینت دارای نقاط ضعف بساری می باشد.

برخی از مشکلات و معایب :
  • نیاز به نصب چندین افزونه ، ماژول و فریم ورک(framework) برای اجرا دارد که اگر یکی از آنها هم درست اجرا نشود دسترسی به سیستم اداری ممکن نخواهد بود .
  • برای کارکرد درست آن نیاز به پیکربیندی و تعامل چند متغیر و پارامتر است که اگر یکی از این مغتیر ها یا پارامترها درست کار نکنند به سیستم اداری سازمان شما ضربه بزرگی وارد خواهد شد .
  • این نرم افزار در خارج از کشور ساخته و راه اندازی شده و طبق ویژگی ها و ساختارهای مکاتبات اداری سازمان های آنها پیاده سازی شده است و قطعا تفاوتهایی در روند انجام مکاتبات ادری در ایران و خارج از کشور وجود دارد که ممکن است در این نرم افزار پوشش داده نشده باشد .
  •  بنابر تحریم های سیستم سیاستی کشور آمریکا (که نرم افزار در آنجا ساخته و سرورهای آن در این کشور قرار دارند) امکان این وجود دارد که این نوع اتوماسیون ها هر روز از دسترس خارج شده و از مدار کاری سازمان ها خارج شوند که این ضربه بزرگی را به سازمان های کشور وارد خواهد کرد.
اما

آیا این گروه نرم افزارها ، تمام نیاز های سازمان را پوشش میداد؟ آیا به سرورهای خارج از کشور و به طور خاص مایکروسافت اعتماد می توان کرد ؟ آیا لزومی بر انتقال اطلاعات و ارتباط بین کاربران در بستر جهانی وجود داشت و دارد؟ آیا نیاز به هزینه کردهای هنگفت برای شرکت ها وجود داشت وقتی از یک شبکه محلی خود می توانستند بهره ببرند؟ پاسخ و پاسخ هایی  برای این سوالات همواره وجود داشتند ولی جوابگوی دغدغه ی کاربران نبوده اند .

نسل چهارم (مکاتبات اداری بر پایه (Web base) تحت وب)

تیم ها و گروه های نرم افزاری به دنبال چاره بودند که منجر به تولید نرم افزارهای اتوماسیون اداری شد تا مشخصا به کارهای اداری بپردازند . نصب کردن نرم افزار بر روی تمام سیستم های سازمان کاری زمان بر بود پس اتوماسیون های تحت وب به میدان آمده تا با نصب بر روی یک سرور (که هم میتوانست در درون خود سازمان و هم بر روی سرورهای شرکت نرم افزاری سازنده اتوماسیون قرار گیرد ) تمام کاربران سازمان از آن بهره ببرند .

مزایا :
  • طبقه بندی و دسته بندی داده ها و اطلاعات
  • صرفه جویی در هزینه و وقت
  • راحتی در دسترسی به منبع اطلاعات
معایب :
  • کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
  • عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاهی از مفاهیم و استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری

که معایب فوق در طول زمان با بالاتر رفتن دانش و اطلاعات درباره امنیت و افزایش آگاهی مدیران روز به روز کم رنگ تر و حذف شدند .

نسل پنجم (مکاتبات اداری سرویسی Cloud)